20 strategie di sopravvivenza per le piccole imprese

Come sopravvivere a tempi di crisi economica senza licenziare dipendenti.

In qualità di imprenditore o manager, negli ultimi 18 mesi hai dovuto affrontare una contrazione dei margini di profitto e un minor numero di clienti in fila per acquistare i tuoi prodotti o servizi una volta ritenuti “caldi”. La domanda su come sopravvivere a questi tempi apparentemente difficili di solito si traduce in risposte come “dobbiamo licenziare più lavoratori” o “…chiudiamo l’ufficio situato in Suburbia”.

Il problema con questo approccio è che… quando l’economia riprenderà, cercherai di riassumere quelle stesse persone che hai licenziato in primo luogo. Sfortunatamente, potresti scoprire che sono passati ad altri lavori, sono tornati a scuola o hanno avviato un’attività in proprio. Ti sei quindi messo in una situazione in cui ora devi assumere e formare un nuovo dipendente o assumere un lavoratore più esperto che può “prendere il volo”.

Il licenziamento dei dipendenti durante le crisi economiche dovrebbe essere “l’ultima risorsa”. Bene, almeno non prima di aver esplorato tutte le altre strade, vale a dire provare le strategie che ho delineato di seguito. Farò anche un passo avanti. Se hai già implementato alcune (se non tutte) di queste strategie, o le hai rese parte integrante della cultura operativa della tua azienda, è probabile che tu non abbia cancellato la tua vacanza alle Bahamas a lungo pianificata.

Inoltre, sebbene queste strategie chiave possano essere adottate dalle aziende indipendentemente dalle dimensioni, sono principalmente orientate alle piccole imprese. La definizione di piccola impresa varia ovviamente a seconda del settore e, cosa ancora più importante, può dipendere dalla valutazione personale dell’imprenditore. Indipendentemente da ciò, puoi scoprire la classificazione della tua attività come definita dalla Small Business Association (SBA) andando su http://www.sba.gov

Strategie di sopravvivenza

1. Pianifica riunioni di budget settimanali. Il presupposto è che tu abbia un budget. Potresti essere sorpreso di quante piccole imprese (a) non spendono il tempo per sviluppare un budget adeguato o, (b) non hanno un regolare processo di revisione del budget. Usa la riunione per sfidare manager e supervisori a trovare modi per ridurre le spese nei rispettivi dipartimenti (e premiarli). Chiedi ai gestori di chiamare tramite teleconferenza se hai uffici satellite in varie parti del paese o nel mondo. Assicurati che siano preparati con argomenti per giustificare i budget dei loro vari dipartimenti e piani su come tagliare i costi.

2. Istituire un Comitato Profitti/Task Force. Questo dovrebbe essere guidato dai dipendenti. Sfidali a contribuire con idee ma, soprattutto, premiali per le buone idee che vengono effettivamente implementate.

3. Rinnova le tue recensioni sulle prestazioni. Gli obiettivi dei dipendenti (soprattutto Senior Manager) sono allineati con gli obiettivi aziendali (es. aumentare le vendite, ridurre le spese, migliorare il servizio clienti)? Gli obiettivi sono più della semplice retorica o delle parole “sentirsi bene”? In poche parole, gli obiettivi sono abbastanza specifici e… puoi davvero “MISURARE” i progressi?

4. Rivedi i tuoi rapporti “Fatturato”. I profitti vengono rapidamente consumati dall’inventario inattivo e dai clienti che pagano in ritardo. Incorpora questi elementi come parte del processo di revisione del budget. Lavora a stretto contatto con i tuoi fornitori per ridurre le confezioni di scatole o semplicemente sbarazzati degli articoli che non vendono! Offriti di saldare con i tuoi clienti che pagano in ritardo o organizza pagamenti rateali sui crediti in sospeso. Ottenere qualcosa è meglio di niente in tempi economici difficili.

5. Affidati alla leva che hai con i tuoi fornitori. Le partnership dovrebbero essere più che semplici “chiacchiere”. Negozia condizioni migliori, ad es. cerca di aumentare i “giorni per pagare” per le tue fatture. Anche impiegare 5 giorni in più al mese su una base di affari valutata a $ 1 milione all’anno può far guadagnare alla tua attività un interesse extra di oltre $ 3.000, al netto delle tasse. Sono soldi veri!

6. Modifica il ciclo delle retribuzioni. Se sei su un ciclo di buste paga settimanale, considera di passare a un bisettimanale. Se stai pagando bisettimanale, considera di passare al semestrale (15 e 30). Esegui un’analisi costi-benefici per assicurarti che ciò abbia senso per la tua attività. È possibile ridurre i costi di elaborazione delle buste paga che possono essere significativi soprattutto se si dispone di una base di dipendenti abbastanza ampia.

7. Sali presto sul carro “verde”. Diventa più efficiente dal punto di vista energetico. Chissà… potresti anche beneficiare di agevolazioni fiscali. Prendi l’abitudine dei dipendenti di spegnere le luci quando lasciano le sale conferenze. L’installazione di sensori per stanze o aree utilizzate di rado può essere qualcosa a cui pensare. Spegni i computer e scollega le apparecchiature per ufficio alla fine di ogni giornata. Secondo il programma ENERGY STAR del governo, il 40% dell’elettricità utilizzata dall’elettronica domestica viene consumata mentre i prodotti sono spenti. Immagino che questo si applichi anche alle apparecchiature per ufficio.

8. Incontra il tuo banchiere. Organizza subito una riunione. Non solo costruirai una relazione critica (quella che troppi manager trascurano), ma chiederai loro idee. Hanno il vantaggio di vedere cosa funziona (o non funziona) per altre aziende, quindi sentiti libero di scegliere il loro cervello. Soprattutto… è un consiglio gratuito! Discuti di cose come… mettere denaro extra in conti del mercato monetario, CD ecc. Vedi se riesci a spostare il tuo conto operativo su un conto corrente fruttifero. Anche se l’interesse guadagnato potrebbe non essere “sconvolgente”, è comunque denaro guadagnato senza fare nulla di diverso. Se esiste un limite alla quantità di assegni che possono essere scritti in tale conto, analizzare le commissioni che la banca può addebitare rispetto agli interessi che possono essere guadagnati. Paga le bollette elettronicamente e offri un deposito diretto ai tuoi dipendenti per ridurre le spese di scrittura degli assegni. Inoltre, stai portando un saldo troppo alto nel tuo conto corrente? Lavora con il tuo commercialista e dai un’occhiata al tuo flusso di cassa per vedere se parte di quei soldi inattivi possono guadagnare interessi altrove.

9. Riduci il tuo budget di viaggio (se ne hai ancora uno). Il telefono e/o la videoconferenza ti faranno risparmiare un sacco di soldi. Inoltre, i seminari e le conferenze a cui partecipi ogni anno stanno davvero dando i suoi frutti? Forse frequentarne 2 invece di 4 trarrà gli stessi benefici.

10. Rinegoziare i contratti. Coinvolgi fornitori di servizi (telefono, software, ecc.) e consulenti per discutere i contratti in corso e ridurre le tariffe. Dai un’occhiata ai tuoi contratti di locazione (attrezzatura per ufficio, affitto, ecc.). Inoltre, stai sfruttando appieno eventuali “offerte nascoste” e/o sconti? Hai prestato attenzione alle fatture nel tentativo di evitare “sovraccarichi”? Approfitta della crisi economica. Nessuno vuole perdere un cliente a questo punto. Se del caso, coinvolgi altri fornitori per fare offerte per la tua attività. Attenzione: non assumerli semplicemente perché costano poco!

11. Strategie fiscali. Se investi molto in attrezzature e stai incorrendo in tasse elevate sulle attrezzature aziendali Esplora gli stati con codici fiscali favorevoli alle imprese. Ci sono vantaggi nella creazione di una società di “holding di attrezzature” in uno stato fiscale basso. Le perdite aziendali e le cancellazioni possono anche comportare la qualificazione della tua azienda per varie agevolazioni e detrazioni fiscali. Parla con un buon avvocato fiscale su come massimizzare queste e altre detrazioni fiscali per la tua attività.

12. Budget per “riserve”. In altre parole, avere un account “di emergenza” o “varie” come elemento pubblicitario nel budget. Un buon punto di partenza sarebbe mettere da parte il 5% – 10% di tutte le spese totali per circostanze impreviste. Tieni a mente, se potessimo prevedere il futuro, saremmo tutti milionari. Incorporare il conto “riserva” come voce di “spesa” è semplicemente una buona politica aziendale.

13. Guarda le prestazioni dell’assicurazione sanitaria. Se non parli con il tuo rappresentante assicurativo da un po’, ora sarebbe un buon momento. Dovresti comunque rivedere la tua polizza ogni sei mesi. Un leggero cambiamento nel tuo livello di forza lavoro può avere un impatto significativo sul datore di lavoro (e sul dipendente) il tuo contratto è in fase di rinnovo? Puoi rompere il contratto senza incorrere in commissioni? Potresti riuscire a trovare un buon affare là fuori senza sacrificare la copertura.

14. Condurre audit annuali delle fatture. Osserva attentamente le fatture ricevute dai tuoi fornitori. Se non disponi di un buon sistema per monitorare le fatture prima che vengano pagate, potresti essere sorpreso dal numero di pagamenti duplicati o errati che possono verificarsi. Uno “0” extra aggiunto a una fattura di $ 1.000 comporta un pagamento di $ 10.000 e un errore di $ 9.000. Incentiva i tuoi dipendenti quando scoprono questi errori. Ad esempio, se recuperano denaro, dividilo con loro. È un affare “win-win”!

15. Cerca i clienti abbandonati. Se un concorrente chiude i battenti, ciò dovrebbe significare “OPPORTUNITÀ”. Il cliente potrebbe ridurre i tempi, ma quando le cose miglioreranno o troveranno un nuovo lavoro, torneranno. Dovrai assicurarti di essere ben posizionato per colmare il vuoto lasciato dal tuo concorrente.

16. Esplora nuovi mercati di vendita. Per quanto strano possa sembrare, una recessione economica è il momento perfetto per cercare opportunità in nuovi mercati. I territori un tempo evitati (soprattutto all’estero) ora meritano una seconda o terza occhiata. Ancora una volta, ottieni idee dai tuoi dipendenti.

17. Rimani coinvolto nella tua comunità. Non ridurre la tua sponsorizzazione di eventi della comunità e donazioni di beneficenza. I soldi spesi per le divise della squadra della Little League Baseball sono “un grosso problema”. La gente ricorda questa roba. Queste persone sono potenziali clienti o buone fonti di riferimento. In realtà, vale molto di più delle tonnellate di denaro che hai speso per l’insegna nel tuo stadio locale della Major League Baseball. Sai… quello che nessuno nota!

18. Twitter? Hai una presenza sui siti di social network? Sì, intendo Facebook, Twitter, MySpace, ecc. I tuoi dipendenti sono impostati su LinkedIn? Anche se sei un’azienda di tipo “mamma e pop”, considera di pagare a uno dei tuoi dipendenti esperti di tecnologia 15 o 20 centesimi in più a settimana per pubblicare aggiornamenti e monitorare questi siti per te se non hai il “saper fare”.

19. Appaltatori part-time e indipendenti. Prima di prendere in considerazione il licenziamento, esplora la possibilità di ridurre le ore o cambiare lo stato di un dipendente in “Appaltatore indipendente”. I dipendenti apprezzeranno comunque di avere un reddito e, allo stesso tempo, risparmierai denaro sulle tasse sui salari e/o sui contributi dell’assicurazione sanitaria a cui eri obbligato.

20. Infine… sii onesto con i dipendenti. Non dire loro che oggi le cose vanno bene, e poi domani inizierai a licenziarti. D’altra parte, se le cose sono davvero difficili, faglielo sapere. Se costruisci una relazione onesta e ti prendi il tempo per farti sapere quanto apprezzi i loro sforzi, loro “andranno a battere” per te durante i momenti difficili. Se devi ricorrere al licenziamento, capiranno anche se fa male. È probabile che, se hai implementato le altre 19 strategie menzionate e le hai rese parte integrante della cultura della tua azienda, i tuoi dipendenti saranno quelli che salveranno la tua azienda dal crollo economico.

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