5 cose che devi sapere sui sistemi telefonici aziendali e cosa cercare

Prima di intraprendere il compito di ricercare i migliori sistemi telefonici aziendali disponibili, ecco alcune cose generali che devi sapere per aiutarti a prendere la decisione migliore per le tue esigenze di comunicazione aziendale.

1. PBX in sede e PBX in hosting

Per la maggior parte, ci sono due tipi di sistemi telefonici aziendali PBX: Premise e Hosted. Un sistema telefonico aziendale basato su un locale richiede apparecchiature ingombranti da riporre all’interno del tuo ufficio e di solito è visto nelle aziende più grandi. Si consiglia ai proprietari di piccole imprese di utilizzare i sistemi telefonici aziendali in hosting per un’espansione senza interruzioni e l’efficienza dei costi.

2. L’attrezzatura costosa non è sempre necessaria

Un modo in cui i sistemi telefonici aziendali PBX consentono di risparmiare denaro è non richiedere costosi acquisti sull’hardware. Con BYOD (Bring Your Own Device), puoi utilizzare il tuo telefono cellulare o continuare a utilizzare l’hardware esistente senza problemi. Anche il cablaggio e il cablaggio non sono necessari poiché i sistemi telefonici aziendali PBX ospitati vengono alimentati tramite la connessione Internet.

3. Può aumentare la produttività e aiutare a fidelizzare i clienti

Non dovrai preoccuparti di lasciare che un messaggio sfugga dalle fessure. Molti sistemi telefonici aziendali dispongono di funzionalità come la continuità delle chiamate e la segreteria telefonica per e-mail per assicurarti di rimanere sempre aggiornato sui tuoi messaggi. Sono disponibili anche funzioni di receptionist cloud come l’assistente automatico in modo da poter offrire un’esperienza cliente complessivamente migliore e soddisfare i tuoi acquirenti.

4. Promuove la flessibilità dell’area di lavoro

I sistemi moderni offrono agli utenti la libertà di lavorare da qualsiasi luogo. Al giorno d’oggi, non è necessario avere un ufficio per avere un sistema telefonico aziendale; tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione Internet affidabile ed elettricità (a meno che tu non stia utilizzando un PBX virtuale e operi direttamente dal tuo cellulare). È anche facile espandere il tuo team e aggiungere estensioni, nonché spostarti da una posizione all’altra con una semplice soluzione plug and play.

Mentre cerchi sistemi telefonici aziendali, ti imbatterai in fornitori che vanno da quelli che esistono da decenni e alcuni che sono spuntati negli ultimi anni. Sebbene elogiamo l’esperienza, potrebbe non essere sempre meglio scegliere un fornitore esclusivamente sulla loro durata di conservazione. Rivolgiti a un fornitore che concentri i propri sforzi su soluzioni aziendali (alcuni fornitori si spingono fino a concentrarsi sulle piccole e medie imprese come obiettivo principale) per garantire che le tue esigenze di comunicazione aziendale siano soddisfatte. Dai un’occhiata ai loro servizi e decidi se hanno o meno ciò di cui la tua azienda ha bisogno.

5. Non tutti i sistemi telefonici aziendali sono uguali

In che modo un sistema telefonico PBX può avvantaggiare la tua azienda
Non lasciarti ingannare dal gergo e dalla letteratura fortemente tecnica che potresti trovare sui sistemi PBX. Contrariamente alla credenza popolare, non è necessario essere esperti di tecnologia per imparare a far funzionare un sistema PBX. Se acquisti hardware da un provider, molto probabilmente riceverai un telefono preconfigurato pronto per l’uso non appena arriva. Ciò consente di collegare semplicemente il dispositivo e iniziare a effettuare chiamate con quasi nessuna configurazione. Il cablaggio e il cablaggio non sono necessari con un sistema PBX ospitato, quindi i costi di installazione e i tempi di inattività non sono qualcosa di cui dovresti preoccuparti.

Tutti questi vantaggi portano a una cosa: più risparmi. Senza costi di installazione o hardware costoso, puoi utilizzare il tempo e il denaro che stai risparmiando e investirlo nuovamente nella tua attività. Per risparmiare ancora di più, puoi scegliere un sistema telefonico PBX virtuale che ti consente di gestire la tua attività dal tuo telefono cellulare utilizzando il tuo numero di telefono aziendale. È la semplicità e la professionalità che molti imprenditori cercano senza il costo di un importante fornitore di sistemi telefonici PBX.

Caratteristiche del sistema telefonico per piccole imprese a cui prestare attenzione
Se stai cercando qualsiasi limitazione apportata dai sistemi telefonici aziendali PBX, è che si basano su una connessione Internet per funzionare. Finché utilizzi un provider Internet affidabile, il tuo sistema rimarrà attivo e funzionante; tuttavia, molti sistemi telefonici aziendali PBX offrono la possibilità di inoltrare le chiamate a un dispositivo esterno, come lo smartphone. È una funzionalità di sicurezza aggiuntiva che offre agli imprenditori la tranquillità di sapere che non perderanno un’opportunità indipendentemente da circostanze impreviste. Proprio come questa semplice funzione di inoltro di chiamata, ci sono molti servizi all’interno di un sistema telefonico per piccole imprese che possono salvare la tua attività.

La registrazione delle chiamate è un ottimo modo per conservare le registrazioni vocali, assicurati solo di seguire le leggi del tuo stato in merito alla registrazione vocale. È utile in settori come le agenzie di viaggio e gli studi medici in caso di problemi di comunicazione o incidenti relativi a uno scambio di informazioni al telefono. È un modo per soddisfare gli standard di conformità per determinati settori ed è stato uno strumento fondamentale per gli imprenditori che si affidano alla tenuta dei registri per motivi di responsabilità e formazione.

Puoi semplificare facilmente l’esperienza di chiamata del tuo cliente con un operatore automatico e un menu chiamante personalizzato. Queste due funzioni interagiscono per fornire al chiamante informazioni rilevanti, come nuove promozioni o imminenti modifiche all’orario di ufficio, e indirizzarlo alle persone con cui ha bisogno di parlare. I tuoi chiamanti apprezzeranno gli aggiornamenti e la loro esperienza positiva li incoraggerà a consigliare il tuo servizio ad altri.

Nel complesso, mantieni la semplicità. Potresti non aver bisogno di tutti i campanelli e i fischietti che un importante fornitore potrebbe offrire, quindi assicurati di comprendere le tue specifiche esigenze di comunicazione aziendale. Cerca sistemi telefonici aziendali che riducano il mal di testa, non si aggiungano.

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