Tecniche di scrittura di lettere: buone notizie contro cattive notizie

Ci sono diverse strategie e tecniche da discutere quando si scrivono lettere buone e cattive. Nelle lettere di buona novella uno scrittore trasmette buone notizie a chi le riceve. Il primo paragrafo (introduzione) fornisce l’argomento delle buone notizie (motivo della lettera). Il secondo paragrafo (discussione) fornisce i dettagli della buona notizia e il terzo paragrafo (conclusione) invita all’azione.

Le lettere di cattive notizie utilizzano l’approccio indiretto e si aprono con un’idea neutra fornendo fatti e prove a sostegno. Il secondo paragrafo presenta il motivo della cattiva notizia. Il terzo paragrafo termina con una chiusura neutra. È richiesto tatto e gentilezza quando si scrive una lettera di cattive notizie. Chi scrive una lettera di cattive notizie deve prestare attenzione al tono e alla struttura di tutta la lettera per evitare problemi futuri. Gli scrittori devono evitare di offendere il lettore.

Tutta la scrittura è una forma di persuasione. Uno scrittore cerca di persuadere il lettore a capire il suo punto di vista. L’attenzione alla formulazione è essenziale in una lettera commerciale con cattive notizie per evitare di infrangere il codice etico. Un esempio per un motivo per una lettera di cattive notizie è:

A un’azienda per cui lavoro è stato consigliato di ridurre il costo della manodopera con ogni mezzo possibile. L’unica scelta che ho è di terminare tutte le posizioni temporanee all’interno dell’azienda. Questa decisione richiede che io scriva cattive notizie a ciascuno dei dipendenti temporanei, licenziandoli e spiegando a ciascuno il motivo del licenziamento. Devo fare attenzione a usare tatto e gentilezza per tutta la lettera, chiarendo che le loro prestazioni lavorative erano eccellenti e non avevano alcuna influenza sulla decisione della mia azienda. Quando scrivo al dipendente, dovrei offrire un’indennità di fine rapporto e scrivere una lettera di raccomandazione per aiutare il dipendente nella ricerca di lavoro. Inoltre, le prestazioni mediche dovrebbero essere prorogate per un breve periodo dopo la cessazione. Inoltre, facendo sapere al dipendente che con le sue qualifiche e capacità comprovate, sono fiducioso che troverà un’altra posizione nel prossimo futuro. Termina con una nota calma e felice verso l’alto.

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